С ситуацией, когда директор оплатил свои покупки с расчетного счета компании и попросил "что-нибудь придумать" и "правильно это оформить", сталкивался не один бухгалтер. При этом компенсировать фирме потраченные на себя суммы руководитель не собирается.

Рассмотрим налоговые последствия разных вариантов учета таких расходов.

Способ 1. Маскировка личных трат шефа под расходы на нужды компании

Найдя подходящее обоснование личным тратам директора и имея документальное подтверждение, их списывают в налоговые расходы, а НДС по ним при наличии счета-фактуры принимают к вычету. Главное, чтобы такие покупки были оформлены на организацию (предупредите об этом директора) и можно было обосновать их необходимость для ее деятельности. В частности, это могут быть затраты:

- на покупку имущества, если его можно использовать как в офисе, так и дома (например, это техника, мебель, автомобиль и т.д.). "Спрятать" такие расходы могут как общережимники, так и упрощенцы.

Обращаем ваше внимание, что если руководитель приобретет автомобиль или иное транспортное средство, то с его стоимости организации придется платить транспортный налог;

- на отдых руководителя, если такую поездку "прикрыть", к примеру, переговорами с зарубежными партнерами или участием в каком-либо международном тренинге. В таком случае можно рискнуть и затраты на нее учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе представительских расходов. Не забудьте про лимит, в пределах которого их можно учесть, - 4% от расходов на оплату труда за отчетный/налоговый период, в котором проведено представительское мероприятие. Кстати, принять к вычету НДС по потраченным суммам также можно лишь в пределах "прибыльного" норматива и, разумеется, только при наличии счета-фактуры.

И само собой, для учета таких расходов в качестве представительских придется подтвердить деловой характер поездки, собрав необходимые документы: программы мероприятий, в которых указаны место и срок их проведения, брошюры, отчет о представительских расходах, соответствующий приказ руководителя с обозначением в нем цели поездки и т.д. Правда, учтите, что налоговики обычно тщательно проверяют эти документы, поэтому они должны быть в порядке и в полном комплекте.

При УСН учесть представительские расходы для целей налогообложения нельзя, так как их нет в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы;

- на обеды руководителя в компании друзей, если их "превратить" в деловые переговоры и учесть в составе представительских расходов аналогично затратам на отдых. Для этого следует запастись первичными документами из ресторана (чеками, накладными, актами и т.п.), а также оформить стандартный набор документов для подтверждения представительских расходов, в том числе отчет о проведенной "официальной" встрече, приказ о ее проведении и т.д. Очевидно, что в документах не должно быть слов "боулинг", "сауна", "бильярд" и т.п. Ведь на них налоговики при проверке точно обратят внимание.

И это далеко не весь список того, что на практике бухгалтеры умудряются "спрятать" в учете.

Обращаем ваше внимание, что НДФЛ и страховые взносы при "маскировке" расходов начислять не придется, так как по данным учета эти расходы не доход директора.

Но имейте в виду, если в ходе налоговой проверки обман вскроется, то возможны следующие варианты развития событий.

Вариант 1. Если налоговики не обнаружат имущество, учтенное как ОС, или оспорят обоснованность учтенных расходов, то они снимут эти расходы и вычет НДС по ним. В итоге общережимникам будут грозить доначисления по налогу на прибыль и НДС, а упрощенцам с объектом налогообложения "доходы минус расходы" - доначисления по "упрощенному" налогу, а также пени и штрафы.

Вариант 2. Если налоговикам удастся еще и выяснить, что под "скрытыми" расходами прячутся личные покупки директора, то они могут пойти по иному сценарию, согласно которому такие траты будут признаны доходом руководителя в натуральной форме. Эта ситуация обернется финансовыми потерями для организации на любом налоговом режиме, ведь она повлечет за собой:

- доначисление страховых взносов, в том числе на травматизм, если налоговики расценят это как доход директора, полученный в рамках трудовых отношений. Но на сумму взносов можно будет уменьшить:

налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, за который доначислены страховые взносы, или налоговую базу по налогу при УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы" за период уплаты доначисленных взносов;

налог при УСН с объектом налогообложения "доходы" за период уплаты доначисленных взносов (но не более чем на 50%);

единый налог на вмененный доход за период уплаты доначисленных взносов (но не более чем на 50%);

- начисление пеней и наложение штрафов по НДФЛ. Ведь если компания не удержала НДФЛ при выплате дохода физлицу, пени и штрафы взыскиваются с нее как с налогового агента, а сам налог - с налогоплательщика (в нашем случае - с директора);

- доначисление налога на прибыль/"упрощенного" налога (при УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы"). Ведь расходы на личное потребление директора экономически необоснованны;

- доначисление НДС. Налоговики могут посчитать, что имела место безвозмездная передача имущества, работ или услуг от организации директору, а она облагается НДС. Правда, в таком случае ранее заявленный к вычету НДС удастся отстоять, ведь при безвозмездной передаче вычет правомерен;

- начисление пеней и наложение штрафов по вышеперечисленным налогам и страховым взносам.

Способ 2. Покупки оплатили, но никак не учли

В этом случае покупки директора тоже оформляются на организацию, но траты на их приобретение никак не отражаются в налоговом учете, то есть налоговая база по налогу на прибыль на них не уменьшается и НДС к вычету не принимается.

Однако и это не гарантирует того, что налоговики не проявят интереса к таким расходам. Если в ходе проверки выяснится, что расходы были понесены на благо директора, то, скорее всего, проверяющие доначислят компании страховые взносы, в том числе на травматизм, и НДС с безвозмездной передачи. Правда, в таком случае компания сможет заявить к вычету входной НДС с покупки (нужен счет-фактура продавца). И само собой, будут начислены пени и наложены штрафы по НДС, НДФЛ и страховым взносам (как в варианте 2 способа 1).

Способ 3. Оформление подотчета

Когда директор оплачивает свои покупки (оформляя их не на организацию) корпоративной картой или снимает с нее наличные, списанные со счета суммы поступают ему под отчет. То есть впоследствии он должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходование денежных средств. Срок сдачи документов компания определяет самостоятельно в ЛНА. Исключение - командировка. По возвращении из нее отчитаться о потраченных с карты суммах подотчетник должен в течение 3 рабочих дней.

Внимание! Если компания не будет ни предпринимать никаких мер по взысканию задолженности с директора, ни прощать долг, то такое бездействие может обернуться доначислением НДФЛ, начислением пеней и наложением штрафов.

Но в нашем случае авансового отчета с оправдательными документами нет и известно, что руководитель возвращать подотчетные суммы не будет. Как вариант, компания может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга руководителю. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением. Простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компании.

В целях НДФЛ сумма прощенного долга однозначно признается доходом директора. А значит, в день подписания соглашения о прощении долга следует исчислить НДФЛ. Удержать его можно из любых доходов в денежной форме, причитающихся руководителю, в пределах 50% суммы выплаты. Перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее следующего рабочего дня.

А вот со страховыми взносами, в том числе на травматизм, ситуация иная. Дело в том, что они начисляются вне зависимости от того, будет ли прощен долг или нет. Факт прощения долга влияет лишь на дату начисления взносов. Так, на невозвращенную подотчетную сумму начислять страховые взносы нужно на наиболее раннюю из дат:

- или на дату истечения 1 месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена;

- или на дату списания задолженности, то есть на дату подписания соглашения о прощении долга.

В налоговые расходы включить сумму прощенного долга, разумеется, не получится ни общережимникам, ни упрощенцам. Но уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль/"упрощенному" налогу (при УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы") можно на страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную сумму.

Способ 4. Вручение подарка

Оплаченную за счет организации и оформленную на нее покупку можно передать руководителю в качестве дара. Для этого нужен договор дарения, составленный в письменной форме.

В таком случае облагать страховыми взносами, в том числе на травматизм, стоимость подарка не нужно, но только при условии, что его вручение не оформлено как поощрение за труд.

А вот исчислить НДФЛ со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. в год, все же придется. Удерживайте налог при очередной выплате денежного дохода директору, будь то зарплата, дивиденды (если директор является учредителем) или что-то еще. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% выплачиваемой суммы. Если никаких выплат в текущем году директору уже не будет, то сообщите о невозможности удержания налога в свою налоговую инспекцию не позднее 1 марта следующего года .

И не забудьте начислить на рыночную стоимость подарка НДС, так как речь в этом случае идет о безвозмездной передаче. Входной НДС с покупки можете принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика, оформленного на вашу организацию.

Учесть в налоговых расходах стоимость подарка нельзя.

* * *

Спонсировать личные покупки директора можно не только оплачивая их с расчетного счета компании, но и оказав ему финансовую помощь, выдав необходимую сумму на личные нужды деньгами.

И.В. Кравченко, Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

"Главная книга", 2019, N 10

Подписано в печать 08.05.2019

Материал подготовлен с использованием СПС КонсультантПлюс.