Бухгалтер много работает с документами. Их могут потерять, а еще забыть, случайно выбросить или утратить из-за пожара либо сбоя в системе. В обзоре мы напомним, сколько нужно хранить первичные учетные документы, какой штраф грозит за их отсутствие, и рассмотрим, как это повлияет на налоговые правоотношения.

1. Срок хранения

Первичные учетные документы должны храниться не менее пяти лет. Это требование Закона о бухучете. Для целей налогового учета срок хранения по общему правилу меньше — четыре года. Иногда этот срок может быть больше: например, для подтверждения переносимого убытка документы нужно хранить в течение всего переноса. 

2. Штраф

Отсутствие первичных документов — это грубое нарушение правил учета доходов и расходов.

По НК РФ предусмотрены штрафы:

  • 10 тыс. руб. — если не было занижения базы;
  • 30 тыс. руб. — если нарушения имели место на протяжении более чем одного налогового периода;
  • 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. — если занижена база по налогам или взносам.

Причем Минфин обращал внимание: штраф не зависит от того, сколько документов отсутствует. Разъяснение касалось счетов-фактур, однако полагаем, что его можно применить и к первичным документам.

Для должностных лиц предусмотрен административный штраф в размере 5–10 тыс. руб. за первое нарушение и 10–20 тыс. руб. или дисквалификация — за повторное.

3. Налоги

  • НДС

Принятие на учет — одно из обязательных условий для принятия "входного" НДС к вычету. Соответственно, если нет первичных учетных документов, то инспекция откажет в вычете. Еще Пленум ВАС РФ обращал внимание: расчетным способом исчислить вычет нельзя.

Если же документы утрачены, можно представить иные, которые бы обосновывали вычет и подтверждали его размер. Такой вывод прослеживался у ВАС РФ. И аналогично: нельзя определить вычет расчетным способом.

Некоторые суды считают, что подтверждением вычетов могут быть также документы бухучета (например, АС Восточно-Сибирского округа).

  • Налог на прибыль

Основное, для чего при расчете налога на прибыль нужны первичные документы, — это документальное подтверждение расходов. Если его не будет, то затраты не должны уменьшать налоговую базу. Есть примеры подобного подхода и в практике (например, АС Дальневосточного округа). Однако иногда суд может встать на сторону налогоплательщика. Так, АС Волго-Вятского округа отменил решение инспекции, которая исключила из расчета налога на прибыль затраты, не подтвержденные первичными расчетными документами. В рассмотренном случае реальность операций не оспаривалась.

Следует иметь в виду, что не любой документ будет принципиальным. Так, при списании командировочных расходов основным является авансовый отчет. А вот кассовый чек можно заменить, например квитанцией электронного терминала, электронным билетом или выпиской со счета сотрудника с указанием назначения и получателя платежа.

Лояльно суды относятся и к иностранным документам. Так, АС Северо-Западного округа проанализировал норвежские документы, которые представил налогоплательщик, и пришел к выводу, что они соответствуют обычаям делового оборота и подтверждают расходы.

Есть еще одна ситуация в деятельности организации, на которую следует обратить внимание. Значительно увеличить срок хранения документов и заставить держать их всегда "под рукой" может перенос убытка. По сути, каждый раз, когда в отчетности налогоплательщик отражает убыток прошлых лет, его нужно документально подтверждать. Причем следует иметь в виду, что, даже если прошла выездная проверка, которая подтвердила размера убытка и право на его перенос, документы все равно нужно хранить и представлять. Такой вывод прослеживается, например, у АС Восточно-Сибирского и Северо-Западного округов. Хотя АС Уральского округа и высказывал противоположное мнение, полагаем, что надеяться исключительно на результаты прошлой выездной проверки рискованно.

4. Представление по запросу инспекции

Инспекция может истребовать документы, которые ей нужны для проверки. Если у налогоплательщика таких документов в принципе нет, то ответственности за неподачу быть не должно.

Однако если первичные документы утрачены, то штраф все же придется заплатить, потому что хранить документы и пытаться их восстановить — обязанность налогоплательщика.

Обзор подготовлен специалистами компании "КонсультантПлюс".