Во всех регионах введен режим повышенной готовности из-за ситуации с коронавирусом. Работники, приехавшие недавно из-за границы, сидят дома. Работодателям приходится срочно переводить персонал на удаленную работу. Расскажем, как не растеряться и организовать работу в условиях распространения коронавируса.

 

Переведите на удаленную работу максимальное число сотрудников

Это позволит снизить расходы на профилактику коронавируса в офисе, риски распространения инфекции. Но самое важное — это поможет избежать конфликтов и паники внутри коллектива.

Определите, кто сможет работать из дома

Составьте перечень сотрудников, чья работа позволяет перейти им на дистанционный труд. Узнайте у IT-специалистов технические возможности организовать работу удаленно.

Рекомендуем заключить соглашение с каждым работником

Соглашение можно составить в произвольной форме. Можете использовать для этого шаблон (ниже). Главное — установить в соглашении, что работник теперь трудится дистанционно.

Желательно договориться с сотрудником о следующих нюансах:

  • Срок перевода. Сейчас из-за ситуации с коронавирусом определить точную дату окончания перевода сложно. Можете договориться с работником, что он трудится дистанционно, пока не отменят режим повышенной готовности в регионе и работодатель не издаст приказ об окончании периода дистанционной работы.
  • Место работы. Скорее всего, сейчас в трудовом договоре местом работы указан адрес организации или обособленного подразделения. Это условие стоит изменить, ведь работник будет трудиться вне места нахождения работодателя.
  • Чье оборудование использует работник. Укажите перечень оборудования, если его предоставляет работодатель.

Подготовьте локальные нормативные акты

Зафиксируйте в локальных актах порядок взаимодействия с работниками: нужны ли ежедневные отчеты руководству, как быстро сотрудник должен отвечать на письма, как обмениваться кадровыми документами (например, оформлять отпуск).

При необходимости внесите изменения в положения о коммерческой тайне, персональных данных.

Сделайте памятки по работе на дому

Это поможет сотрудникам не растеряться и быстро организовать рабочий процесс.

Не отправляйте сотрудников в командировки

Хотя прямого запрета на командировки за рубеж пока нет, лучше отложить поездки работников. В любой момент в стране прибытия может быть введен карантин. Обычно он составляет две недели, поэтому сотрудник просто не успеет выполнить задание. Будьте готовы, что после заграничной командировки работник в любом случае "выпадет" из рабочего процесса: он должен будет остаться дома на 14 дней.

Поездки в другие города России тоже не запрещены, но их лучше ограничить, чтобы снизить риски заражения сотрудника. 

"Пересмотрите" график отпусков

Проверьте, у кого из сотрудников запланирован отпуск в ближайшее время. Предложите им отложить отдых. Перенести отпуск можно только с согласия работника. Оформить перенос поможет готовое решение (ниже).

Работников, которые сейчас находятся в отпуске, можете отозвать (как, см. ниже), но только с их согласия.

Того, кто отказался отложить отпуск, предупредите о рисках заболеть, если он проведет свободные дни вне дома.

Соблюдайте меры профилактики для оставшихся в офисе

Не пренебрегайте мерами профилактики в организации:

  • составьте график выхода на рабочее место. Пусть персонал приходит малыми группами в разное время. Это поможет избежать скопления людей на входе, в лифте и коридорах;
  • измеряйте температуру работникам и отстраняйте тех, у кого она повышена;
  • почаще проветривайте помещения;
  • регулярно дезинфицируйте поверхности (особенно дверные ручки, выключатели, поручни, перила, места общего пользования);
  • организуйте доступ сотрудников к антисептикам;
  • разместите в офисе советы по профилактике коронавируса.

При поступлении запроса от регионального управления Роспотребнадзора сразу предоставляйте информацию обо всех контактах заболевшего и дезинфицируйте помещения, в которых он находился.

Не торопитесь наказывать сотрудников, которые не вышли на работу

Работник не появляется в офисе — не спешите его увольнять за прогул. Выясните все обстоятельства отсутствия. Возможно, он недавно был за границей или общался с кем-то, кто посещал зону повышенного риска по коронавирусу, и сейчас находится на карантине. Лояльно относиться к работникам призывают власти, например председатель правительства.

Если сотрудник без оснований самоизолировался, но появился на работе, как только понял свою ошибку, лучше не наказывать его строго, тем более увольнять. В случае спора суд может признать, что вы не учли тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Рекомендуем почитать в СПС КонсультантПлюс:

  • Форма: Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на дистанционную работу (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2020)
  • Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. 5. Как отозвать работника из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
  • Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска на другой срок по инициативе работника
    (КонсультантПлюс, 2020)

 


 
У вас нет доступа к СПС КонсультантПлюс, но вы хотите получить указанные выше документы?

Воспользуйтесь нашей услугой «Разовый заказ документов».
Перейдите по ссылке, заполните заявку, указав в поле "Дополнительная информация" слова ПЕРСОНАЛ КОРОНАВИРУС.
И вы получите подборку материалов на ваш e-mail. Бесплатно.